Conditions particulières
Généralités
Le voyage est organisé par les soussignés avec comme but de renforcer les liens d'amitiés entre membres et amis de l’association.
Il s’agit de voyages de groupe où les participants peuvent bénéficier des prix avantageux par rapport aux voyages individuels.
Les voyages sont à prix coûtants. Il est fait éventuellement appel à un tour-opérateur agréé qui possède toutes les autorisations nécessaires pour organiser un séjour.
Nous ne sommes pas une agence de voyage. Il est demandé aux participants de s'adresser à une agence de voyage agréée s'ils désirent réserver un séjour vers une autre destination (autre région, autre hôtel) ou pour une autre période.
Participants
Toutes les personnes qui entrent dans les conditions pour devenir membre de PasSportNature peuvent participer aux séjours organisés. Les membres de la famille et les amis de ces personnes, qui ne rentrent pas dans les conditions pour devenir membres, sont également acceptés.
Sans se justifier, l’organisateur du voyage peut toujours refuser des participants lors de l’inscription. Pendant le voyage, il peut également exclure un ou plusieurs participants sur base de son comportement.
Inscriptions
Les inscriptions s’effectuent soit prioritairement par le biais du site référentiel de l'hôtel ou le séjour s'organise soit par l'un de nos formulaires d’inscriptions ou via notre site internet mis en place pour l’organisation du voyage. Les personnes n’ayant pas d’accès internet peuvent obtenir nos formulaires d’inscriptions et les renvoyer complétés (par la poste ou télécopie). Par l'inscription et le paiement de l'acompte, les participants adhérents au présentes conditions particulières.
Seul le paiement de l’acompte confirme l’inscription effectuée. Une priorité est donnée aux premiers participants qui se sont inscrits et qui ont payés l’acompte.
Les membres de nos partenaires et/ou collègues sont responsables pour les accompagnants qu'ils ont inscrits.
Les prix mentionnés sur le site internet sont toujours sous réserve de modifications ou de fautes de frappe. Ces prix sont proposés par personne et par séjour.
Lors d’une diminution éventuelle des prix, les membres de nos partenaires seront remboursés ou bénéficieront d’une diminution sur leur prochain séjour.
Paiements
Pour votre séjour
Tous les paiements se font uniquement sur le compte bancaire communiqué lors de l'inscription soit via directement sur celui de l'hôtel ou celui de notre association si d'éventuelles difficultés ne permettent pas au demandeur de passer par la première méthode. L’ acompte de 200 € par personne doit être payé au moment de l’inscription au voyage. Il est possible en passant par notre association de payer le séjour en plusieurs parties (par exemple en tranches mensuelles) et vous recevez lors de chaque paiement un décompte adapté.
Le solde complet du séjour devra être payé au plus tard 40 jours avant le départ. Le non-paiement du solde complet dans les délais est considéré comme une annulation de l'inscription.
Pour éviter des malentendus, si vous optez pour des suppléments il est demandé de le signaler lors de votre inscription ou par e-mail séparé avant de payer celui-ci.
Pour les activités complémentaires journalières organisées librement par notre association.
Tous ces paiements se font uniquement sur le compte bancaire de notre association et communiqué lors de l'inscription. La somme de 100 € par famille doit être payé au moment de l’inscription au voyage.
Délai de rétractation légal
Le séjour est prévu à une date ou à une période d'exécution spécifique. Le participant ne dispose donc pas du délai de rétractation légal (art. VI.45, 11° CDE).
Annulations
Lors d’une annulation, le participant peut se faire remplacer par une autre personne, sinon il perdra l’acompte qu’il a payé.
Le non-paiement du solde du séjour dans les délais impartis est considéré comme une annulation du séjour par le(s) participant(s).
Si le nombre de participants requis n’est pas atteint, l’organisateur pourra annuler le(s) voyage(s) en avisant les participants déjà inscrits par courriel ou par tout autre moyen de communication. L'acompte et le solde du voyage payé seront remboursé intégralement aux participants (sans frais pour le participant, ni pour l'organisateur).
Nous dépendons des conditions météorologiques locales et l'organisateur ne peut donc pas être tenu responsable de l'enneigement insuffisant. Il n'y a donc jamais de certitude de la présence de neige. La fermeture partielle ou totale du domaine skiable ne donne pas droit à une annulation sans frais du séjour de ski. Il est évident que le forfait de ski commandé ne sera pas porté en compte.
Modifications
Les modifications du type de chambre, régime, options, etc. peuvent éventuellement être payants indépendamment de la date de la modification et selon le tour-opérateur. Des modifications sans frais sont possibles avec un accord préalable.
L’ ajout d’une personne supplémentaire n’est pas une modification payante.
Des modifications demandées au dernier moment ne sont parfois plus possibles. A ce sujet, veuillez d'abord contacter l'organisateur.
Remboursements
Les remboursements éventuels prévus aux conditions ci-dessus se font uniquement aux personnes qui ont effectivement effectué le paiement.
Transport
Les voyages se font soit en autocars ou minibus pour les petits groupes privés, soit aussi par véhicules privés suivant le nombre de particippants. Tous les autocars et minibus sont non-fumeurs.
On n’attribue pas de places fixes lors du départ (sauf exception). Lors du voyage de retour les participants choisissent leur place selon la date d'inscription au séjour.
Les lieux et heures de départ seront communiqués plus tard (une semaine avant le départ).
Ces renseignements sont déterminés selon les souhaits des participants et le nombre de participants.
Nous tentons toujours de garder au plus bas le nombre de lieu de départ pour écourter le temps de voyage.
Bagages
Au fil des années, il est constaté que les participants emmènent de plus en plus de bagages. La charge utile des autocars est cependant limitée. Il est demandé que personne ne dépasse la limite maximale admise : une valise normale maximum (taille maximale : 95 cm en longueur, 60 cm en hauteur et 25 cm en épaisseur) et une paire de skis ou un snowboard et bâtons par personne. Un surplus de bagages sera irrévocablement refusé.
L’organisateur et l'autocariste ne sont pas responsables pour la perte éventuelle des bagages, ni pour le vol ou la détérioration des bagages.
Dommages
Si un participant cause des dommages au logement ainsi qu'en dehors de celui-ci, il devra payer directement sur place le dédommagement.
Si les dommages sont constatés après le départ, une facture du dommage avec les preuves nécessaires suivra.
Au cours du voyage le matériel de ski ou de snowboard loué est strictement personnel. Il ne peut pas être prêté à un tiers et on en est soi-même responsable. Lors d'une perte ou d'un vol ou d'une cassure du matériel, le participant devra payer directement sur place le montant du dédommagement.
L'article 1382 et suivants du Code Civil belge sont d'application.
Assurances
Aucune assurance n’est incluse dans le prix.
Les assurances d’annulation, d’assistance, d’accident et de vol ne sont pas comprises dans les prix affichés. Il est loisible aux participants de souscrire une assurance.
Il est fortement conseillé aux participants de prendre les précautions nécessaires pour prévenir les accidents et/ou les vols.
Lors d’un accident ou d’un vol, les organisateurs ne sont pas civilement ni pénalement responsables. C’est pourquoi il est fortement recommandé de souscrire séparément une assurance.
Vie privée
Les données personnelles que vous communiquez via le formulaire d'inscription sont traitées uniquement pour l'organisation des séjours et pour vous contacter ultérieurement pour l'organisation des séjours suivants. Il est possible que vos données soient transmises au tour-opérateur, à la compagnie d'assurances et/ou à l'hôtel selon les dispositions légales prévues à cet effet.
Photos
Pendant le séjour il est pris plusieurs photos des participants pour les publier ensuite sur le site internet. Il n'y a aucun nom ou autres données personnelles qui sont couplés aux photos. Les personnes qui ne désirent pas que leurs photos soient publiées sur le site internet sont priées de le faire savoir par écrit lors de l'inscription.
Il est demandé aux participants d'être prudents lors de la publication de leurs photos sur les réseaux sociaux tels que Facebook. Demandez l'autorisation des personnes photographiées.
Clause finale
Pour les assurances, ce sont les conditions générales et particulières des compagnies d’assurances qui sont d’application.
Pour ce qui n’est pas prévu dans ces conditions particulières, ce sont les conditions particulières du tour-opérateur qui sont d’application.
Ces conditions particulières peuvent être modifiées à tout moment.
